Systematiskt arbetsmiljöarbete för kontorsföretag

Regler som nämner kontorsföretag eller ert arbete

• AFS 2023:2 kap. 2 Organisatorisk och social arbetsmiljö: Arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling. Chefer ska ha kunskap, det ska finnas mål och rutiner. (organisatorisk och social arbetsmiljö)
• AFS 2023:11 kap. 3 Användning av bildskärmar: Skärmarbete: synundersökning, glasögon, pauser, arbetsplatsens utformning. (bildskärmsarbete)

De vanligaste riskerna att skriva ner för kontorsföretag

1. Arbetsbelastning och organisatorisk arbetsmiljö: Ohälsosam arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling. Gäller alla arbetsgivare oavsett storlek, och det är det inspektörer i småföretagskampanjen frågar mest om.
2. Bildskärmsarbete: Den som arbetar mer än en timme om dagen vid skärm ska erbjudas synundersökning, och arbetsgivaren bekostar särskilda arbetsglasögon om det behövs.
3. Belastningsergonomi: Lyft, bärande, repetitivt arbete och dåliga arbetsställningar. Den vanligaste orsaken till arbetssjukdom i nästan alla branscher, och kapitlet gäller all verksamhet.
4. Förändring i verksamheten

En färdig riskbedömningsmall för kontorsföretag finns på riskbedömning konsultföretag eller kontor.

Grundkraven, oavsett bransch

Utöver riskområdena ovan gäller de elva grundkraven i AFS 2023:1 för alla kontorsföretag: policy, rutiner, uppgiftsfördelning, kunskaper, riskbedömning, utredning av tillbud, handlingsplan, årlig uppföljning och företagshälsovård vid behov. Under tio anställda får fyra av dem vara muntliga; riskbedömning och handlingsplan är skriftliga från första anställda. Hela listan med paragrafer finns på sidan om AFS 2023:1, och den anpassade versionen för ert antal i svaret. Vid 12 sysselsatta är den högsta sanktionsavgiften ovan kr mot kr vid 5.

Siffror för kontorsföretag

SCB räknar 23 294 företag inom huvudkontor; konsultbyråer inom pr och kommunikation samt företags organisation (SNI 70) med 1 till 19 anställda år 2025, av 306 558 sådana företag i hela landet. Ytterligare 61 609 har inga anställda alls och omfattas inte av AFS 2023:1 förrän de anställer.

För näringsgrenen Verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik anmäldes 2,1 arbetsolyckor med sjukfrånvaro per 1 000 sysselsatta under 2024, och 0,5 arbetssjukdomar per 1 000. På arbetsställen med 1 till 4 arbetstagare i hela avdelningen var frekvensen 0,9, mot 2,8 på arbetsställen med 20 till 199. Låga tal i de minsta företagen speglar delvis att små arbetsgivare anmäler färre skador, inte bara att färre sker.

Det placerar näringsgrenen på plats 46 av 48 i Arbetsmiljöverkets tabell över olycksfrekvens (högst: post- och kurir verksamhet med 28,7, lägst: annat inom avdelning M med 1,3). Bland de 21 avdelningarna ligger verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik på plats 18 räknat på arbetsställen med 1 till 4 arbetstagare, där spannet går från 15,5 (offentlig förvaltning och försvar; obligatorisk socialförsäkring) till 0,0 (verksamhet vid internationella organisationer, utländska ambassader o.d.).

Källor: Arbetsmiljöverket, Arbetsskador 2024, tabellbilaga (Arbetsmiljöstatistik Rapport 2025:02), utgiven juni 2025. SCB, Företagsdatabasen (FDB), tabell FDBR07N, antal företag efter näringsgren och storleksklass, 2025. Siffrorna är myndigheternas egna och återges oförändrade.

Så håller ni pärmen levande

Grundkravet är inte att ha skrivit dokumenten en gång, utan att arbetet pågår: riskbedömningen uppdateras när något ändras, handlingsplanen bockas av, uppföljningen görs varje år. Pärmen är den tjänst som håller det igång: dokumenten förifyllda för kontorsföretag, årshjulet med datum, och en utskrift med versionsdatum när en inspektör frågar.

Närliggande branscher

• IT- och utvecklingsföretag
• Redovisningsbyrå