Skriftligt eller muntligt: vad som ändras vid tio anställda
AFS 2023:1 skiljer på att ha något och att ha det på papper. Gränsen går vid tio arbetstagare för fyra dokument, men två är skriftliga från första dag.
Regeln
Fyra krav i AFS 2023:1 har samma formulering: det ska finnas, och det ska vara skriftligt "om det finns tio eller fler arbetstagare i verksamheten". Det gäller arbetsmiljöpolicyn (7 §), rutinerna (8 §), uppgiftsfördelningen (9 §) och resultatet av den årliga uppföljningen (14 §). Samma gräns gäller målen för organisatorisk och social arbetsmiljö i AFS 2023:2 2 kap. 5 §.
Två krav har ingen sådan gräns. Riskbedömningar "ska alltid dokumenteras skriftligt" (11 §), och åtgärder som inte genomförs omedelbart "ska dokumenteras skriftligt i en handlingsplan" (13 §). Skriftliga instruktioner krävs dessutom när det finns allvarliga risker i arbetet (10 §), oavsett antal.
| Dokument | Under tio | Tio eller fler |
|---|---|---|
| Riskbedömning (11 §) | skriftlig | skriftlig |
| Handlingsplan (13 §) | skriftlig | skriftlig |
| Instruktioner vid allvarlig risk (10 §) | skriftliga | skriftliga |
| Arbetsmiljöpolicy (7 §) | ska finnas, får vara muntlig | skriftlig |
| Rutiner (8 §) | ska finnas, får vara muntliga | skriftliga |
| Uppgiftsfördelning (9 §) | ska finnas, får vara muntlig | skriftlig |
| Årlig uppföljning (14 §) | ska göras, resultatet får vara muntligt | resultatet skriftligt |
| Mål för OSA (AFS 2023:2 2 kap. 5 §) | ska finnas, får vara muntliga | skriftliga |
Hur man räknar
Föreskriften säger "arbetstagare i verksamheten". Den som hyr in arbetskraft likställs med arbetsgivare (4 §), så inhyrda räknas hos den som hyr in. Deltid räknas per person, inte per heltid. För sanktionsavgifter används ett annat begrepp, "sysselsatta", som uttryckligen omfattar anställda och inhyrda oavsett heltid eller deltid, räknat på hela organisationsnumret.
Varför "muntligt räcker" sällan räcker
Vid en inspektion ska ni kunna redogöra för policyn, rutinerna och vem som gör vad. Ett företag med sju anställda som inte kan svara på det har inte uppfyllt kravet, även om formkravet är uppfyllt. Och vid tio anställda ska allt finnas på papper samma dag. Den praktiska slutsatsen är att skriva ner det från början; det tar en eftermiddag och blir inte svårare av att man är få.
Fler guider
- Arbetsmiljöverket kommer på inspektion: vad de frågar efter
- Vad som ändrades 1 januari 2025: från 67 föreskrifter till 15
- Olycka eller tillbud på jobbet: det här måste ni göra
- Skyddsombud i ett litet företag: när det krävs och vad det ändrar
- Systematiskt arbetsmiljöarbete med tre anställda: så ser det ut i praktiken
- Årshjul för arbetsmiljöarbetet: vad som ska göras när
Kontrollerad mot AFS 2023:1 7, 8, 9, 11, 13, 14 §§, AFS 2023:2 2 kap. 5 §. Senast granskad 2026-09-02. Föreskrifterna gäller sedan 2025-01-01. Källa: Arbetsmiljöverket, av.se.